# WhatsApp au cabinet : l’accueil et les rendez-vous, rien de plus

> WYP.chat peut servir à l’accueil d’un cabinet ou d’une clinique sur WhatsApp, et seulement à l’accueil : prise et report de rendez-vous, rappels, horaires et accès, à plusieurs sur le numéro du cabinet. Ce n’est ni un dossier patient ni un hébergeur certifié de données de santé : aucune information médicale ne doit y passer.

**Toute votre équipe, sans compter les sièges.** À 5 personnes, l’offre Équipe coûte 99 € HT par mois, le même prix qu’à une seule. Les messages de Meta, vous les payez directement à Meta, sans marge.

## Ce que WYP.chat n’est pas

- **Un dossier patient** : Ni logiciel médical, ni espace patient : il ne remplace pas votre logiciel de cabinet.
- **Un hébergeur certifié HDS** : Il ne doit conserver aucune donnée de santé, ni dans les messages, ni dans les notes, ni sur la fiche contact.
- **Un outil de téléconsultation** : La politique de WhatsApp interdit la télémédecine et l’échange d’informations de santé quand la réglementation impose des protections particulières.
- **Un canal de vente de produits de santé** : Médicaments et produits médicaux font partie des catégories interdites par WhatsApp.

## Ce que l’accueil peut faire sur WhatsApp

### Prendre rendez-vous

Le patient demande un créneau. Le secrétariat propose les créneaux libres de son Google Agenda, sans motif ni question médicale.

### Déplacer ou annuler

Un empêchement ? Le patient écrit plutôt que d’appeler, et le créneau se libère pour quelqu’un d’autre.

### Horaires et accès

Adresse, étage, parking, documents administratifs à apporter : des réponses rapides communes à tout le secrétariat.

### Une question médicale arrive

Le secrétariat ne répond pas sur le fond : une réponse rapide renvoie vers le téléphone ou la consultation.

## Ce qui peut passer par WhatsApp, et ce qui ne doit pas

La règle tient en une phrase : l’accueil oui, le soin non. Ce tableau donne des repères pratiques ; il ne remplace pas l’avis de votre délégué à la protection des données ou de votre ordre.

| Demande | Sur WhatsApp avec WYP.chat | Comment faire |
| --- | --- | --- |
| Prendre, déplacer, annuler un rendez-vous | Oui | Date, heure et lieu, sans motif de consultation |
| Horaires, adresse, accès | Oui | Réponses rapides enregistrées pour l’équipe |
| Rappel de rendez-vous | Oui, contenu minimal | Date, heure, adresse, comment reporter |
| Motif de consultation, symptômes | Non | Au téléphone ou en consultation |
| Résultats, comptes rendus, ordonnances | Non | Votre logiciel de cabinet, une messagerie sécurisée de santé |
| Photos médicales | Non | En consultation ou par un outil prévu pour la santé |
| Vente de médicaments ou de produits de santé | Non | Interdit par la politique de WhatsApp |
| Numéro complet de carte bancaire ou de pièce d’identité | Non | Interdit par la politique de WhatsApp |

## Mettre en place l’accueil WhatsApp du cabinet

Cinq réglages suffisent pour que chacun sache, dès le premier message, à quoi sert ce numéro.

[Sécurité](https://wyp.chat/securite)

1. **Connectez le numéro du cabinet** : Par l’API officielle de Meta, avec notre équipe en attendant la validation de WYP.chat par Meta ; l’application WhatsApp Business peut rester sur le téléphone de l’accueil.
2. **Annoncez l’usage du canal** : Le scénario « Accueil et orientation » répond à chaque nouvelle conversation : ce numéro sert aux rendez-vous et aux informations pratiques, pas aux questions médicales.
3. **Préparez les réponses rapides** : Horaires, accès, documents à apporter, et la réponse qui renvoie une question médicale vers le téléphone.
4. **Organisez le secrétariat** : Créez une équipe par site ou par praticien : chaque membre ne voit que les conversations de ses équipes.
5. **Reliez Google Agenda** : Chaque membre relie son propre agenda et propose ses créneaux libres dans la conversation.

## Rappels : le contenu minimal

Un bon rappel ne dit rien de la santé du patient. Il tient en quatre éléments : la date, l’heure, l’adresse et la façon de reporter.

- **Le bon modèle** : « Rappel : rendez-vous demain mardi à 9 h 15, 12 rue des Lilas. Pour le déplacer, répondez à ce message. » Pas de motif, pas d’examen, pas de spécialité si elle est sensible.
- **En un clic** : Le rappel part depuis la conversation avec une réponse rapide. Après 24 heures sans message du patient, il faut un [modèle approuvé](https://wyp.chat/glossaire#modele) par Meta, facturé par Meta au tarif utilitaire.
- **Automatique avec Calendly ou Cal.com** : Avec Calendly ou Cal.com connecté, le scénario « Rappel de rendez-vous » envoie le rappel la veille, avec les boutons « Je confirme » et « Changer ». Il ne donne que la date et l’heure.

## Accueil à plusieurs : qui voit quoi

Plusieurs secrétaires répondent sur le même numéro, chacun avec son accès, sans partager un téléphone.

- **Par équipe** : Un membre ne voit que les conversations de ses équipes : un site, un praticien, un service.
- **Accès protégés** : Double authentification obligatoire pour les propriétaires, administrateurs et superviseurs, droits vérifiés par le serveur, journal d’audit des actions sensibles.
- **Où sont les données** : Base de données à Francfort, fichiers dans l’Union européenne. Les messages WhatsApp transitent aussi par Meta, dans l’UE et aux États-Unis.

## Ce que le droit français impose

En France, héberger des données de santé recueillies lors de soins exige un hébergeur certifié (article L1111-8 du Code de la santé publique). WYP.chat ne l’est pas : il doit rester à l’écart de toute donnée de santé.

- **Hébergement certifié HDS** : L’hébergeur de données de santé sur support numérique doit détenir un certificat de conformité, délivré par un organisme accrédité.
- **Même pour les rendez-vous** : Le guide de la CNIL et de l’Ordre des médecins précise qu’un prestataire qui héberge des informations de prise de rendez-vous contenant des données de santé doit faire appel à un hébergeur certifié. D’où l’absence de motif dans les messages.
- **Entre professionnels** : Pour échanger sur un patient, le même guide oriente vers la messagerie sécurisée de santé et proscrit les messageries instantanées non sécurisées.
- **Communication du cabinet** : Votre code de déontologie encadre la communication auprès des patients : vérifiez les règles de votre ordre avant tout message promotionnel.

## Informer les patients

Le RGPD range les données de santé dans une catégorie particulière (article 9). Même pour l’administratif, le patient doit savoir à quoi sert ce canal.

- **Dites-le dès le départ** : Message d’accueil, site et affichage du cabinet : ce numéro sert aux rendez-vous et aux informations pratiques.
- **Toujours une autre voie** : Le téléphone et l’accueil physique restent ouverts à ceux qui ne veulent pas de WhatsApp.
- **Seulement au patient** : Écrivez au numéro qu’il vous a donné, jamais dans un groupe.

## Un agent IA pour les cabinets et cliniques

Informations pratiques seulement, jamais de conseil médical. Votre équipe garde toujours la main.

### Coucou Agent IA

Accueil · Disponible

Avec l’activité « Bien-être et soins », Coucou ne répond qu’aux questions pratiques (horaires, accès, documents à apporter) à partir de vos sources et passe toute autre question à l’équipe.

### Veilleur Agent IA

Quand vous êtes fermés · Disponible

Quand le cabinet est fermé, répond tout de suite avec l’heure de reprise et confie la demande à l’équipe pour l’ouverture.

### Créneau Agent IA

Rendez-vous · Bientôt

Proposera des créneaux de rendez-vous depuis votre agenda et enverra le rappel la veille.

Coucou et Allô sont disponibles aujourd’hui sur WhatsApp, Messenger, Instagram, Telegram et le chat de votre site, et Veilleur répond quand vous êtes fermés, avec l’heure de reprise. Les autres agents arrivent bientôt.

[Le catalogue des 18 agents IA](https://wyp.chat/agents-ia)

Offre conseillée

## Équipe, 99 € HT par mois

Équipes pour décider qui voit quoi, délais de réponse suivis, 3 numéros, utilisateurs illimités. Un praticien seul : Solo (29 € HT).

[Voir tous les tarifs](https://wyp.chat/tarifs)

## Questions des cabinets

### Peut-on prendre rendez-vous au cabinet par WhatsApp ?

Oui, pour l’administratif : le patient écrit, le secrétariat propose un créneau et confirme. Le message ne contient que la date, l’heure et le lieu, jamais le motif de consultation.

### Peut-on envoyer une ordonnance ou des résultats avec WYP.chat ?

Non. Ordonnances, résultats et comptes rendus sont des données de santé. Ils passent par votre logiciel de cabinet ou une messagerie sécurisée de santé, pas par WhatsApp.

### WYP.chat est-il certifié hébergeur de données de santé (HDS) ?

Non. C’est pourquoi WYP.chat ne doit servir qu’à l’accueil et aux rendez-vous, sans aucune donnée médicale dans les messages, les notes ou les fiches contacts.

### Que faire si un patient envoie ses symptômes ou une photo ?

Ne répondez pas sur le fond : une réponse rapide l’oriente vers le téléphone ou la consultation. Son message reste dans la conversation comme tout message reçu ; c’est pourquoi le message d’accueil annonce l’usage du canal dès le premier échange.

### Les rappels de rendez-vous sont-ils automatiques ?

Oui, avec Calendly ou Cal.com connecté : le rappel part tout seul la veille sur WhatsApp, avec les boutons « Je confirme » et « Changer ». Sinon, il part depuis la conversation, en un clic avec une réponse rapide.

### Peut-on envoyer des campagnes aux patients ?

WYP.chat écarte tout seul les contacts sans accord marketing et ceux qui ont répondu STOP. Pour un cabinet de santé, les règles de déontologie s’ajoutent : vérifiez-les auprès de votre ordre avant tout message promotionnel.

## Métiers proches

### [WhatsApp pour les salons de coiffure et instituts](https://wyp.chat/metiers/coiffure-beaute)

Les demandes de rendez-vous arrivent sur WhatsApp, Instagram et le chat du site. L’accueil propose les créneaux libres de Google Agenda et remplit un créneau libéré par une campagne.

### [WhatsApp pour les auto-écoles](https://wyp.chat/metiers/auto-ecoles)

Le secrétariat et les moniteurs partagent le WhatsApp de l’auto-école : une leçon se déplace avec les créneaux de Google Agenda, un scénario rappelle l’examen.

### [WhatsApp pour les salles de sport](https://wyp.chat/metiers/salles-de-sport)

Demandes d’essai, questions d’abonnement et changements de planning, traités par l’accueil et les coachs. Les relances partent seulement aux personnes qui ont donné leur accord.

## Comment faire dans WYP.chat

Les articles du centre d’aide qui montrent chaque réglage, écran par écran.

- [Organiser l’équipe : équipes, délais, réponses rapides, étiquettes](https://wyp.chat/aide/organiser-equipe)
- [Écrire à un client après 24 heures](https://wyp.chat/aide/modeles-24h)
- [Créer un scénario](https://wyp.chat/aide/creer-workflow)

- [WhatsApp Business par métier : tous les exemples](https://wyp.chat/metiers)
- [Les guides WhatsApp Business, question par question](https://wyp.chat/guides)
- [Tout le centre d’aide WYP.chat](https://wyp.chat/aide)

## Sources

1. WhatsApp, politique de la messagerie WhatsApp Business : [whatsappbusiness.com/fr/policy/](https://whatsappbusiness.com/fr/policy/)
2. Légifrance, Code de la santé publique, article L1111-8 : [www.legifrance.gouv.fr/codes/section\_lc/LEGITEXT000006072665/LEGISCTA000006185255/](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072665/LEGISCTA000006185255/)
3. Agence du numérique en santé, certification HDS : [esante.gouv.fr/ens/offre/hds](https://esante.gouv.fr/ens/offre/hds)
4. CNIL et Ordre des médecins, guide pratique sur la protection des données (2018) : [www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/guide-cnom-cnil.pdf](https://www.cnil.fr/sites/default/files/atoms/files/guide-cnom-cnil.pdf)
5. RGPD, article 9, EUR-Lex : [eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX:32016R0679](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX:32016R0679)

Textes officiels consultés le 10 octobre 2026. Repères pratiques, pas un avis juridique : faites valider votre usage par votre délégué à la protection des données ou votre conseil.

- [Sécurité](https://wyp.chat/securite)
- [Travail en équipe](https://wyp.chat/fonctionnalites/travail-en-equipe)
- [Google Agenda, Meet et Contacts](https://wyp.chat/integrations/google-agenda)
- [Professions libérales](https://wyp.chat/metiers/professions-liberales)
- [Tarifs](https://wyp.chat/tarifs)

---

Source : https://wyp.chat/metiers/sante · Mis à jour le 16 octobre 2026