Veilleur : répondre quand vous êtes fermés

Veilleur est l’agent IA qui répond tout de suite au client qui vous écrit quand vous êtes fermés, avec l’heure de reprise (« demain à 9 h », « lundi à 9 h »), puis confie la demande à l’équipe pour l’ouverture. C’est un agent IA à part entière, inclus dans toutes les offres : il travaille aux côtés de Coucou ou d’Allô, chacun avec sa mission.

Ajouter Veilleur

1. Ouvrez Automatique › Agents IA. Dans Les autres agents, cliquez sur Ajouter sur la carte de Veilleur.

2. Vos horaires d’ouverture : gardez vos horaires actuels, ou choisissez du lundi au vendredi (9 h à 18 h), du lundi au samedi (9 h à 19 h), ou du mardi au samedi, midi et soir. Le choix est déjà fait d’après votre activité.
3. Votre message d’absence : court, avec l’heure de reprise ; en demandant ce dont le client a besoin ; ou, pour un restaurant, en demandant le jour, l’heure et le nombre de personnes.

4. Essayer montre le message tel que le client le lit. Cliquez sur Continuer, relisez Ce que nous installons, puis cliquez sur Activer.

Ce que Veilleur installe

• Le scénario En dehors des horaires, actif tout de suite : il n’écrit qu’au client qui vous a écrit, avec un texte fixe que vous avez relu.
• Vos horaires d’ouverture, si vous en avez choisi, dès qu’un canal est connecté.
• Une équipe nommée Équipe pour recevoir les demandes, seulement si votre espace n’en a pas encore et que votre offre comprend les équipes (Équipe ou Pro).

Dans la boîte de réception, la pastille Qui répond au client montre l’apparence de Veilleur tant que son scénario tient la conversation.

Suivre Veilleur

Une fois ajouté, la carte de Veilleur, dans Les autres agents, affiche son état (En service ou En pause) et ses messages d’absence envoyés ce mois-ci. Régler ouvre les scénarios. Mettre en pause arrête seulement son scénario, jusqu’à Reprendre : votre agent IA qui répond aux clients n’est pas touché. Retirer annule ce que Veilleur a installé : le scénario En dehors des horaires est mis en pause puis supprimé, les horaires sont remis comme avant et l’équipe créée est retirée si elle ne sert pas. Ce que vous avez retouché depuis est gardé.

Vocaux, photos et suivi

• Un vocal, une photo, une vidéo ou un document reçus quand vous êtes fermés déclenchent le message d’absence, comme un texte.
• Le message d’absence ne compte pas comme une réponse de l’équipe : la conversation reste en attente et le délai de première réponse court jusqu’à la réponse d’un membre de l’équipe.
• Si le scénario s’arrête sur une erreur, le fil affiche « Le scénario « En dehors des horaires » s’est arrêté sur une erreur : répondez au client vous-même ».
• Si WhatsApp refuse le message d’absence après l’envoi, une ligne le dit dans le fil, l’équipe est prévenue et les crédits du message sont rendus.

Dans la langue du client

Le message d’absence part dans la langue du client : celle dans laquelle il écrit (« Hello » reçoit le message en anglais), sinon celle de sa fiche ou de son numéro. Les messages proposés par Veilleur existent en français, en espagnol et en anglais, et le bon part tout seul. Si vous écrivez votre propre texte, il part tel quel : ajoutez ses traductions dans le scénario, section Autres langues du message (voir Créer un scénario).

Si le client réécrit

Veilleur répond une fois par jour à un même client. S’il réécrit et que personne de l’équipe ne lui a répondu, votre agent IA reprend la main s’il répond seul sur ce canal ; sinon un accusé de réception part une fois, et l’équipe est prévenue. Voir Activer votre agent IA sur WhatsApp et les messageries, section Si personne de l’équipe ne répond.